Подборка инструментов для удалённой работы

Сейчас из-за пандемии коронавируса многие компании переходят на удалённую работу. Мы решили поделиться об инструментах и подходах для дистанционной работы, которые успешно применяются. Первый текст посвящён онлайн-сервисам и приложениям для дистанционных сотрудников.

Инструменты G Suite

В каждой компании есть набор сервисов, которыми пользуются абсолютно все сотрудники. Это инструменты G Suite от Google — очень удобные и совместимые друг с другом приложения для самых разных задач: от общения до составления планов на неделю. Сюда входят:

Gmail — почта для сотрудников компании: есть как индивидуальные «ящики», так и командные (отличное решение, если надо обратиться сразу ко всей компании или конкретной команде).

Hangouts — основной корпоративный чат Hangouts Chat и сервис для звонков Hangouts Meet. Удобно, что если нужно написать какому-либо сотруднику, можно найти его по имени и фамилии или рабочему e-mail. Hangouts Meet используются для совещаний. Правда, у него есть ограничения по числу участников — до 250 человек на расширенном тарифе. Кстати, чтобы поддержать переходящие на удалённую работу организации, Google открыл доступ к премиум-тарифу Hangouts для всех пользователей G Suite до 1 июля 2020 года.

Диск — облачное хранилище для рабочих файлов.

Документы — пригодятся тем, кто так или иначе работает с текстами. Здесь можно следить за историей изменения файлов, вносить комментарии, оставлять пометки и применять все необходимые инструменты форматирования.

Таблицы — многофункциональный инструмент для расчётов, построения диаграмм, схем и графиков. Но ещё в таблицах можно составлять различные списки, планы, роадмапы и другие структурированные документы. 

Календарь — помогает не только узнавать, что сегодня за день, но и следить за расписание командных встреч, сверять начало и окончание рабочего дня сотрудников, чтобы приглашать их на совещания в удобное время. При создании приглашения на встречу Календарь автоматически генерирует ссылку на неё в Hangouts Meet и отправляет письма всем участникам.

Формы — опросник, который поможет быстро узнать мнение сотрудников о чём-либо: можно устроить публичное или закрытое голосование, собирать статистику и делиться мнениями.

Authenticator — сервис двухэтапной аутентификации используется для безопасного входа во все ресурсы, где есть авторизация через аккаунт Google.

Любая компания может подключить G Suite к корпоративному веб-адресу и получить красивую почту на своём домене со всеми упомянутыми инструментами Google.

Звонки, чаты, совещания

Свободное общение с командой — один из залогов успешной работы над совместными проектами. Удалёнщики активно принимают участие во встречах и совещаниях, — современные онлайн-сервисы позволяют общаться с коллегами каждый рабочий день.

Discord

Мессенджер, который пользуется большой популярностью, хотя изначально Discord предназначался для геймерских чатов. В нём есть закрытые и открытые комнаты для общения команд, личные сообщения, аудио- и видеозвонки, а также очень удобные голосовые каналы, позволяющие быстро обсудить какой-либо вопрос.

GoToMeeting

В основном все совещания проводятся в Hangouts Meet, о котором мы говорили выше, а GoToMeeting используется для более масштабных встреч, так как позволяет подключить к ним больше людей (до 3000 на премиум-тарифе).

Ведение проектов и задач

Kaiten

Основной инструмент для управления проектами. Хотя Kaiten позиционируется как инструмент для подходов kanban, в нём есть функциональность, которая подойдёт и для scrum-команд. Он позволяет визуализировать применяемые командой процессы и подходы и удобно взаимодействовать с другими отделами. Также можно интегрировать Kaiten с инструментами для разработчиков (GitHub, GitLab) и настраивать веб-уведомления. К основным особенностям относятся:

— кастомизируемые доски для команд;

— множество функций для выделения задач (приоритеты, типы, метки, story points, чек-листы и прочее);

— аналитика и сбор статистики;

— русскоязычный интерфейс, не перегруженный деталями.

Специально для тех, кто ищет подходящий инструмент по управлению проектами и задачами, мы подготовили промокод на 10 000 бесплатных действий в Kaiten (обычный пробный период даёт только 5000 действий).
Зарегистрируйтесь по ссылке, промокод подставится автоматически.

Trello

Trello — простой и удобный сервис, который сотрудники используют для личных досок с планами задач на неделю, чек-листами, идеями и другими заметками. 

Командная работа

Помимо обычного общения команде надо постоянно обсуждать новые идеи, предлагать какие-то схемы, решения и планы. Альтернативой белым доскам и стикерам здесь могут стать онлайн-системы удалённой работы: веб-доски для командных брэйнштормов, проведения ретроспектив и планирования задач.

Miro

Командная доска, которую можно использовать для генерации идей, рисования схем и обсуждения вопросов: к доске прикрепляются стикеры, иллюстрации, документы, рисунки и заметки.

FunRetro 

Онлайн-доска для ретроспектив — командных встреч, где обсуждаются рабочие процессы. Можно кастомизировать интерфейс и отслеживать историю.

IdeaBoardz 

Веб-сервис, где можно быстро, «без регистрации и смс» создать доску с необходимыми свимлейнами и поделиться ей с командой.

PlanITPoker 

В гибких методологиях для оценки сложности и распределения предстоящих задач используется так называемый покер планирования. PlanITPoker может стать неплохой заменой бумажным картам для scrum-покера.

Разработка и дизайн

С этими сервисами обычно сталкиваются все программисты и дизайнеры, а не только те, кто работает удалённо. Но всё же это основные рабочие инструменты большинства дистанционных разработчиков.

GitHub

Самый популярный веб-сервис для хранения проектов, в котором мы держим open-source репозитории.

GitLab

DevOps-платформа с функционалом для CI/CD — здесь происходит вся магия превращения кода в готовые работающие сервисы.

Jenkins

Jenkins тоже содержит часть функций CI/CD — его используют как централизованный планировщик задач: проводят тесты, запускают, подготавливают и перезагружают серверы.

Figma

А здесь на сцену выходят UX-дизайнеры: Figma — их главная площадка для разработки интерфейсов веб-страниц и приложений. В ней можно создавать прототипы, работать с векторной графикой и элементами интерфейса. Но главное преимущество Figma — командная работа в режиме реального времени. Дизайнеры могут совместно вносить правки и комментарии, а по готовности передавать проект в вёрстку и фронтенд в виде макета.

Безопасность и VPN

Обычно компании ограничивают доступ к своим внутренним сервисам: если работники не покидают пределов офиса, то можно организовать подключение по локальной сети. А для доступа к корпоративным порталам удалённых сотрудников лучше всего использовать VPN-соединение. Для этого применяются VPN-клиенты Cisco OpenConnect и OpenVPN. Также стоит защитить все ресурсы базовой авторизацией и использовать протокол HTTPS.

Спасибо российскому регистратору доменных имён и хостинг-провайдер REG.RU за предоставленную информацию.

Бонус – статья от ВК “Как организовать удалённую работу — во время карантина и не только”